તમારી સામે ક્યારેય એવી સ્થિતિ આવી છે કે તમારે એક જ કાર્યક્રમ માટે વારે વારે તારીખ બદલવી પડી હોય? ક્યારેક તમારા ઘરે મોટો પ્રસંગ યોજવાનો હોય અને તેની તારીખ નક્કી કરીને તમે સૌને નિમંત્રણ મોકલી આપ્યા હોય ત્યાર પછી કોઈ પરિસ્થિતિને કારણે તમારે ફરીથી તારીખ બદલવી પડી હોય. આ રીતે નવેસરથી સૌને નિમંત્રણ મોકલવા, જૂની આપેલી તારીખ બદલીને સૌને નવી તારીખે આવવા કહેવું તે થોડું તો અજુગતું લાગે. જયારે તમે કોઈને આમંત્રણ મોકલો ત્યારે લોકો પોતાની ડાયરી બ્લોક કરીને તમારા કાર્યક્રમમાં હાજરી આપવાનું નક્કી કરતા હોય છે, પરંતુ જો તમારા તરફથી તારીખ બદલવામાં આવે તો તેઓએ ફરીથી પોતાની ડાયરી ચેક કરવી પડે છે. ક્યારેક તો એવું પણ બને કે તેઓએ તમારા કાર્યક્રમ માટે થઈને પહેલાથી નક્કી કરેલ કોઈ મિટિંગ કે પ્રસંગને ટાળ્યો હોય, બીજા કોઈને રિગ્રેટ મોકલી હોય. પરંતુ હવે જો તમારા તરફથી જ નિશ્ચિતતાની કમી હોય તો લોકો કેટલી વાર તમારા માટે થઈને પોતાના પહેલાથી નક્કી કરેલા કાર્યક્રમો બદલી શકે?
ઘણી વાર આપણા મોટા કાર્યક્રમો નિષ્ફળ થાય છે તેનું કારણ એ હોય છે કે આપણે વારેવારે તારીખમાં અને સમયમાં બદલાવ કરીએ છીએ. જેટલું એડવાન્સમાં લોકોને આમંત્રણ પાઠવી શકીએ, ઇવેન્ટ અંગે જાણ કરી શકીએ, તેટલી વધારે શક્યતા આપણા કાર્યક્રમના સફળ થવાની રહે છે. અમુક સંસ્થાઓ તો મોડા આવતા આમંત્રણ કે નોટિસ અંગે એવું કહી દે છે કે ડાયરી બ્લોક છે, અથવા શોર્ટ નોટિસ હોવાથી અમે હાજરી આપી શકીશું નહિ. જેટલા વધારે સિનિયર લોકોને તમે આમંત્રિત કરતા હોય તેટલી જ વધારે એડવાન્સ નોટિસ એવી હિતાવહ છે. જો બહુ મોટા હોદેદારને તમે કાર્યક્રમમાં બોલાવવા ઇચ્છતા હોય તો પહેલા તેમની ઉપલબ્ધી મેળવીને પછી જ તારીખ ફિક્સ કરવી યોગ્ય રહે છે. તમારા તરફથી તારીખ જાય અને એ જણાવે કે તેઓ એ દિવસે હાજર નહિ રહી શકે તો તમારી પાસે માત્ર બે જ વિકલ્પ બચે છે - તમારા ઇવેન્ટની તારીખ બદલો અથવા તો તેમના વિના ચલાવો. કદાચ બંને વિકલ્પ તમારા માટે નુકસાનકારક હોય.
આપણે પોતે પણ કોઈના આમંત્રણનો જવાબ આપીએ ત્યારે સાથે સાથે પોતાની ડાયરીમાં નોંધી લેવું જોઈએ કેમ કે એવું પણ બની શકે કે એક દિવસ એક સમય આપણે કોઈને ત્યાં હાજર રહેવાનું કહી દીધું હોય પરંતુ તે જ સમયે આપણે બીજા કોઈને પણ હા પાડી દઈએ. એવી સ્થિતિમાં આપણે છેલ્લી ઘડીએ મુશ્કેલીમાં આવી જતા હોઈએ છીએ. જયારે જાણ થાય ત્યારે આપણે કોઈ એક કાર્યક્રમમાંથી આપણી હાજરીની બાદબાકી કરાવવી પડે છે અથવા તો જાણ કર્યા વિના જ ત્યાં જવાનું ટાળવું પડે છે. કેવા પ્રકારનો કાર્યક્રમ છે અને ત્યાં કોઈ તમારી હાજરીની નોંધ લેવાનું છે કે કેમ તેના આધારે તમે નક્કી કરી શકો છો પરંતુ એવી સ્થિતિમાં ન પડવું જ વધારે સારું કહેવાય.
ક્યારેક તો એવું પણ બને કે તમે બે પૈકી એક કાર્યક્રમમાં નહિ આવી શકાય તેવી જાણ કરી દો અને પછી બીજો કાર્યક્રમ રદ થઇ જાય! તો કેવો ગુસ્સો આવે? આવા રદ થતા કાર્યક્રમો કે તારીખ બદલતા કાર્યક્રમો તમને જો ગુસ્સો અપાવી શકે તો તમારા તરફથી એવું થાય ત્યારે બીજાને પણ ગુસ્સો આવી શકે. તેમની સાથે પણ આવી જ પરિસ્થિતિ ઉભી થઇ હોય તેવું બને. જેટલું સચોટ પ્લાનિંગ તેટલી જ વધારે કાર્યક્રમના સફળ થવાની શક્યતા. સારો ઇવેન્ટ કરવા માટે, આમંત્રિત મહેમાનોની સગવડ જાળવવા માટે, તેમને પૂરતી નોટિસ આપીને, સમયસર આમંત્રણ પહોંચાડી દેવું અને આમંત્રણ આપ્યા પછી વારેવારે કાર્યક્રમમાં ફેરફાર ન કરવા એક સારા આયોજકની નિશાની છે. (અભિવ્યક્ત મંતવ્યો લેખકના અંગત છે.)
